Office Manager

VNO-NCW

Kantoor Brussel van VNO-NCW en MKB-Nederland

Geplaatst: 26 mei 2016
Update: 2 juni 2016

Voor ons kantoor in Brussel zijn wij per september 2016 op zoek naar een Office manager/assistent van het hoofd van het kantoor m/v (1 fte) De office manager/assistent van het hoofd van het kantoor:

  • is de spil van ons kantoor in Brussel
  • is assistent van het hoofd van het kantoor
  • vormt de schakel tussen de collega’s in Den Haag en van het Kantoor Brussel
  • is het eerste aanspreekpunt voor de externe contacten en kent de relevante netwerken in Brussel en in de EU instellingen

VNO-NCW en MKB-Nederland zijn de grootste ondernemingsorganisaties van Nederland. Zij behartigen op nationaal én internationaal niveau de gemeenschappelijke belangen van het Nederlandse bedrijfsleven op economisch en sociaal gebied. De bij VNO-NCW en MKB-Nederland aangesloten bedrijven en bedrijfstakorganisaties vertegenwoordigen 90 procent van de werkgelegenheid in de Nederlandse marktsector. Het gezamenlijke hoofdkantoor van VNO-NCW en MKB-Nederland is gevestigd in de Malietoren te Den Haag. 

Ten behoeve van de behartiging van de belangen van het Nederlandse bedrijfsleven op Europees niveau hebben VNO-NCW en MKB-Nederland ook een gezamenlijk kantoor in Brussel (7 personen). Het Kantoor Brussel speelt een centrale rol in de Europese lobby van beide organisaties en onderhoudt contacten met o.a. de Europese instellingen, de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de EU, vertegenwoordigers van Nederlandse bedrijven en branches in Brussel, collega-werkgeversorganisaties uit andere EU-landen en de Europese koepelorganisaties BUSINESSEUROPE en UEAPME. 

Voor ons kantoor in Brussel zijn wij per september 2016 op zoek naar een Office manager/assistent van het hoofd van het kantoor m/v (1 FTE) 

De office manager/assistent van het hoofd van het kantoor:

Vacature office manager voor het Kantoor Brussel van VNO-NCW en MKB-Nederland 

  • is de spil van ons kantoor in Brussel
  • is assistent van het hoofd van het kantoor
  • vormt de schakel tussen de collega’s in Den Haag en van het Kantoor Brussel
  • is het eerste aanspreekpunt voor de externe contacten en kent de relevante netwerken in Brussel en in de EU instellingen.

De functie bevat de volgende hoofdtaken:

Secretariaat

  • Draagt zorg voor een effectieve en efficiënte planning, uitvoering en prioriteitsstelling van de werkzaamheden van het secretariaat van 2 personen (o.a. agendabeheer, correspondentie, stukkenbeheer).
  • Is naast office manager ook assistent van het hoofd van het kantoor. Is een belangrijke schakel tussen het hoofd en de teamleden. Handelt, in afstemming met het hoofd, zelfstandig contacten en hieruit voortvloeiende acties af.
  • Verzorgt de doelgerichte inrichting en organisatie van het secretariaat.
  • Bewaakt, evalueert en ontwikkelt het kwaliteitsniveau van het secretariaat en de werkwijze.
  • Fungeert als eerste representatief aanspreekpunt voor de interne en externe contacten. Draagt zorg voor klantgerichte communicatie en bewaakt het vertrouwelijk karakter daarvan.

Office management 

  • Coördineert en bewaakt de voortgang van afspraken, actiepunten en de daarbij behorende administratieve- en besluitvormingsprocessen.
  • Fungeert als aanspreekpunt en contactpersoon op het gebied van facilitaire zaken en beheer voor het kantoor, inclusief voorraadbeheer.
  • Draagt zorg voor verzuim-/verlofmelding en administratie.
  • Beheert de financiële administratie van het kantoor en onderhoudt de contacten daarover met de Malietoren.
  • Onderhoudt contacten met diverse leveranciers en maakt afspraken voor onderhoud van apparatuur. Onderhandelt in voorkomend geval over offertes en nieuwe contracten en zorgt voor de administratieve afhandeling.
  • Onderhoudt de contacten met de verhuurder van het appartement van het hoofd van het Brusselse kantoor.
  • Draagt mede zorg voor de ontvangst van bezoekers.
  • Is verantwoordelijk voor brandpreventie en evacuatie.

Organisatie 

  • Organiseert diverse bijeenkomsten, recepties en ronde tafels.
  • Organiseert reizen en afspraken binnen en buiten Brussel voor leden van het kantoor.
  • Begeleidt 2x per jaar het selectieproces voor de stagiair.

Standplaats 

  • Standplaats is Brussel.
  • De functie biedt een boeiende en afwisselende baan in een dynamisch team en een Europese omgeving.

Functievereisten 

  • Dynamische persoon met minimaal 5 jaar ervaring als office manager in een vergelijkbare werkomgeving.
  • Zelfstandig, verantwoordelijk, werkt goed in teamverband, flexibel, stressbestendig, kan goed plannen en organiseren.
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord/geschrift. Beheersing van de Franse taal in woord/begrip is een pré.
  • Uitgebreide kennis van MS Office.
  • Kennis van en affiniteit met de partners en het werkterrein van het Kantoor Brussel.
  • HBO werk- en denkniveau.

Belangstellenden wordt verzocht uiterlijk 17 juni 2016 schriftelijk te reageren naar mevrouw S.Th.M. Steenvoort (hoofd HRM) via emailadres steenvoort@vnoncw-mkb.nl. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met mevrouw N. Nederveen (Tel. +32 (0)2 510 08 70 en/of e-mail nederveen@vnoncw-mkb.nl).